Det, du selv skal have styr på i din virksomheds regnskab fra første måned, er rutinerne, ikke de svære regler: saml alle bilag ét fast sted, hold privat og erhverv adskilt, sæt en fast dato hver måned til at gennemgå tingene, og kend dine afregningsfrister. Når de fire ting kører, kan du bedre afgøre, om du har brug for en bogholder, og hvad vedkommende i givet fald skal tage sig af.
Tjekliste: fem ting, der skal være på plads fra start
- Ét sted til bilag. Kvitteringer, fakturaer og kontoudtog skal ikke ligge i mails, lommer og skuffer. Virksomheder skal ifølge Erhvervsstyrelsen opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Derfor skal bilagene have et fast sted fra første måned.
- Egne fakturaer som bilag. Skattestyrelsen skriver, at fakturaer skal laves i et format, der ikke kan rettes bagefter, og at du skal gemme et eksemplar som bilag til dit eget regnskab.
- Adskilt privat og erhverv. Brug en egen konto og et eget betalingskort til virksomheden, så du ikke skal gætte bagefter. Hvad der præcist gælder for din virksomhedsform, skal du tjekke hos myndighederne eller en rådgiver.
- Et bogføringsprogram. Skattestyrelsen anbefaler et standard bogføringsprogram til digital bogføring af bilag. Du kan også få en revisor eller bogholder til opgaven.
- Kendte datoer. Som nystartet momsregistreret virksomhed følger du ifølge Skattestyrelsen normalt kvartalsvis momsafregning. Når et kvartal er slut, har du 2 måneder og 1 dag til at indberette og betale. Det giver faste datoer at bygge rutinen op omkring.
Virksomhed og regnskab: en månedsrutine, der kan holdes
Rutinen skal være så lille, at du faktisk gør den. Vælg en fast dag sidst på måneden, og sæt tid af i kalenderen som til et kundemøde.
- Saml løse bilag ind på det faste sted: fotografer papirkvitteringer, og flyt kvitteringer fra mails.
- Gennemgå bank og kort. Hver betaling skal kunne knyttes til et bilag eller til en note om, hvad den var.
- Tjek, om alle dine udsendte fakturaer er gemt, og om nogen mangler betaling.
- Skriv det, du er i tvivl om, på en spørgeliste. Den tager du med til bogholder, revisor eller myndighed i stedet for at gætte.
- Kig på næste frist, og læg den i kalenderen med god margin.
Et tænkt eksempel på en måned
Eksemplet er vores eget og har fiktive tal. En freelance-grafiker har i en måned 12 kvitteringer, 2 udsendte fakturaer og 1 indbetaling, hun ikke kan genkende. Sidste fredag i måneden bruger hun sin faste tid: Hun lægger de 12 kvitteringer ind, tjekker at begge fakturaer er gemt, og sætter indbetalingen på spørgelisten. Mærkelige poster samler sig ikke, og kvartalets momsfrist ligger allerede i kalenderen, når kvartalet slutter.
Hvad du selv kan klare, og hvornår hjælp giver mening
| Opgave | Selv | Hjælp giver mening, når … |
|---|---|---|
| Samle og gemme bilag | Ja | du ikke har overblik over, hvad der mangler |
| Udsende fakturaer | Ja, i et program | fakturaerne ikke følger kravene, du er blevet gjort opmærksom på |
| Daglig bogføring | Ja, hvis du har tid og lyst | bunken vokser, eller du er usikker på konti og poster |
| Momsindberetning | Ofte, med omhu | du er i tvivl om, hvad der skal med |
| Årsafslutning | Sjældent | virksomhedsformen eller omfanget kræver faglig hjælp |
Tegn på, at en bogholder skal ind: du udskyder bogføringen igen og igen, du er flere måneder bagud, du har ansatte, eller du bruger mere tid på regnskab, end du kan tåle at tage fra kunderne.
Sådan vælger du bogholder eller program uden at fortryde
Priser varierer med omfang og opgaver, så få et skriftligt tilbud og sammenlign på indhold, ikke kun på pris.
- Spørg, hvad der er med: løbende bogføring, momsindberetning, årsafslutning eller kun noget af det.
- Spørg, om prisen er fast eller efter tid, og hvad der sker, hvis dine bilag kommer sent eller rodet.
- Sørg for, at du selv har adgang til dine data og bilag, også hvis samarbejdet stopper.
- Aftal, hvem der sender hvad og hvornår, så ansvaret ikke ender ingen steder.
- Vælg et program, du faktisk bruger. Et program, du ikke åbner, hjælper ikke.
Det, der oftest går galt, er at levere bilag i ét stort læs lige før en frist, eller at tro at en bogholder overtager ansvaret for din virksomhed. Du har stadig overblikket.
Her stopper guiden, og her skal du spørge en fagperson
Guiden er en introduktion til rutiner. Den er ikke bogføringsrådgivning og dækker hverken kontoplan, skat, moms i detaljer eller årsregnskab. Hvad der gælder for dig, afhænger af din virksomhedsform, din branche og din situation. Er du i tvivl om, hvilken form du har eller skal vælge, kan værktøjet til at finde din virksomhedsform pege på, hvad du skal læse først. Om du overhovedet skal registreres, kan du læse i guiden om cvr-nummer.
Kontakt Skattestyrelsen, Erhvervsstyrelsen, en revisor eller en bogholder, hvis du:
- er i tvivl om, hvad der må trækkes fra, eller hvordan moms skal behandles,
- har misset en frist eller er bagud med flere perioder,
- skal lave årsregnskab eller har ansatte, eller
- skal afgøre, hvordan privat og erhverv må hænge sammen i netop din virksomhedsform.
Spørgsmål om virksomhedens regnskab
Skal jeg have en bogholder fra den første måned?
Ikke nødvendigvis. Mange små virksomheder kan holde rutinerne selv i starten. Skattestyrelsen nævner både bogføringsprogram og revisor eller bogholder som muligheder. Spørg dig selv, om du har tid, overblik og tryghed ved opgaven.
Hvor længe skal jeg gemme mine bilag?
Erhvervsstyrelsen skriver, at virksomheder på betryggende vis skal opbevare regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Tjek vejledningen for, hvad der gælder i din situation.
Må jeg bruge min private konto i starten?
Det afhænger af din virksomhedsform og din situation, og det skal du ikke gætte på. Praktisk er en adskilt konto næsten altid lettere at overskue. Spørg Skattestyrelsen eller en rådgiver, hvad der gælder for dig.
Hvad gør jeg, hvis jeg er kommet bagud?
Saml først alle bilag ét sted, og skriv en liste over det, du ikke kan placere. Tag så fat i en bogholder, og kontakt Skattestyrelsen, hvis en frist er overskredet. Jo før du får overblikket tilbage, jo lettere er det at rette op.